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ものづくり補助金で提出書類はどう整えればよいかの一例(その2)

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

昨日に引き続き、ものづくり補助金提出書類の整え方の一例を、具体的なイメージを交えながら解説します。

提出方法は毎年変わります。また、都道府県によって微妙に異なる場合があります。当記事では、最新の公募要領や47都道府県全てを調べつくしてはいません。必ず申請先の中小企業団体中央会の最新公募要領を確認し、そちらに従ってください。当社の情報に全面的に依拠してご判断をするのはお控えください。仮に損害が発生したとしても、冷たいようですが、当社では責任を負いかねますのでご承知ください。

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昨日の記事はこちらからご確認ください

ものづくり補助金で提出書類はどう整えればよいかの一例

おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。 ものづくり補助金2次公募の締め切りまで2週間となりました。当社も締め切りに向け、あわただしく作業を行っていますが、申請企業の方も時間と ...

紙ファイルに書類を綴じる順番

紙ファイルを用意し、表表紙と背表紙を作成・貼り付けしたあとは、指定の順序にしたがって、紙ファイルに書類を綴じる必要があります。しかしこの順序の指示があいまいなのですね。一応、私が「これだ」と思う順序を下記に示します。これで不受理になったことはないので、ある程度の妥当性はあるとは思いますが……書類に対する考え方は都道府県によっても、担当者によっても異なる場合がありますので、当社の情報をうのみにせず、わからないことは極力中央会に聞くというスタンスでよろしくお願いします。

公募要領には、次のような順序だと示されています。

これだと、細かい順序(例えば賃上げ証拠書類や労働者名簿一覧の差し込み場所など)がよくわからないんですよね。というわけで、僕の解釈を下記にお伝えします。あくまでも僕個人の解釈なので、不安な方は中央会にお尋ねください。

インデックスをつけることは求められてはいませんが、できればつけたいところです。それは、審査員に書類を探させないためです。審査員は、一人で50社も60社もの申請書を読んで評価をします。1社あたりの審査にかけられる時間が非常に短いというのが通説です。審査員に限られた時間内で、確実に目的とする書類にたどり着いてもらう必要があります。審査員も人間ですから「この書類はどこにあるんだ!?」と探す手間をかけることが審査員のストレスとなり、それにともなって心証が悪くなる可能性があります(俗にいうハロー効果です)。

どんなに革新的な内容が書けていても、読み手に負担をかけてはいけません。ある意味、審査員はお客様なのです。お客様満足のために企業ができることを追求することはビジネスの基本ですね。

CD-ROMへの格納

書類の一部はCD-ROMに格納しなければなりません。公募要領には次のように書かれています。

この表記、あまりよくないんですよね。認定支援機関確認書をWord形式で収録すると指示しているように読めます。これまでの公募では、認定支援機関確認書は全て押印後にPDF形式で格納することになっていましたが、どういうわけか平成29年度2次公募ではこのような表記になっています。念のため、兵庫県中小企業団体中央会に確認したところ「認定支援機関確認書はPDF形式でよい」と説明してくれましたが。

上記を踏まえ、僕なりの解釈を下記にイメージ化します。

チェックリストには、見積書はCD-R格納対象となっていませんが、公募要領P28では格納が求められています。記述ミスだと思われますが、念のため見積書はCD-Rに格納しましょう。また、格納するのは、CD-ROMよりCD-RWが望ましいと兵庫県中小企業団体中央会は説明会で申していました。書類の軽微な修正は事務局で行われる場合があるので、上書きのできるCD-RWが望ましいとのことでした。しかし、気になる方は、申請先の中央会に直接お尋ねください。

発送方法

発送方法にも少し注意が必要です。まず書類を入れる袋ですが、防水加工が施されたビニール製の袋を使いたいとことです。強度のない袋だと、送付物が送付時にぼろぼろになってしまうためですね。入手が容易なおすすめは、「ゆうぱっく」(大)の袋を使うことです。230円で入手できるはずです。

これに紙ファイル、CD-RW(ROM)、提出書類チェックシートを入れ、宛先を記述して送付します。送る方法ですが、必ず郵便で送付してください。補助金の申請書は信書にあたるので、郵便でないとダメだそうです(ゆうパックでもダメ)。送付は、記録の残る書留が望ましいのではないかと思います。

9月10日消印有効ですが、早めに送ること!

締め切りは9月10日消印有効ですが、できる限り早めに送りましょう。どんなことが起きても対象できるよう、ある程度のバッファを見込んで作業をしたほうが安全です。兵庫県中小企業団体中央会によると、締め切り前の3日間で、全体の6割~7割の書類が届くのだそうです。せっかくの思いを込めた申請書なのですから、十把一絡げではなく、大切に扱ってほしいですもんね。

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