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ものづくり補助金申請書を読みやすくするためのWordテクニック(その1)

更新日:

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

突然ですが、僕はWordが好きではありません😅すぐにずれるし、なぜか行間が突然あくし、図が行方不明になったりするしで、思うような設定にするのが難しいからですね。しかしものづくり補助金をはじめとした補助金申請書の様式はWord形式で作られていることが多く、これをある程度使いこなさなければなりません。これまで僕が(悪戦苦闘して)見つけた「読みやすくするためのテクニック」を紹介します。

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反論はあろうが……審査員はお客様と同じ

これは僕が勝手に思っていることですが、審査員はお客様と同じだと思っています。お客様は、こちらから商品やサービスを提供して、対価としてお金をいただく存在です。同様に審査員も、申請書という成果物を提供して、その評価の結果としてお金をいただく存在だからです。(厳密に言うと、審査員がお金を払うわけではなく、お金をいただくための審査をする存在ですけどね)

お客様と審査員を一緒にするな!という声も聞こえてきそうですが、そういう声もわかりますし、僕の考え方には反論もあるかもしれないのもわかります。しかし何かを納めてお金をもらう相手という位置づけは似通っているわけです。お客様をマーケティングするのが商売の基本であるとすれば、審査員をマーケティングするのが補助金申請の基本と考えます。したがって、審査員がどういう人かを知り尽くすことが重要だと思っています。

申請書を読みやすくする基本(方向性?)はズバリ「老眼対策」

今回はWordテクニックの話なのですが、どういう方向性でWord文書を作っていくかというと、補助金申請書に関してはズバリ「老眼対策」と言えます。一般的に補助金の審査員は年配の方が多い傾向にあります。若い人もチラホラいると聞いていますが、おおむね50~60代あたりを頂点とした正規分布になるのではないかと思います。(40代から70代までが±2σ 以下の範囲におさまるのではないかと)

この世代が中心と仮定すると、考えなければならないのが老眼です。老眼は誰もがなります。予防もできません。これを書いている僕(44歳)も既にちょっと老眼気味で、焦点が合わせづらくなっています。こういう世代の人が申請書類の読むというのを前提に、文書を作るのが「お客様満足」(カッコつきです)なんじゃないでしょうかね。

申請書の内容がどんなに素晴らしいものでも、読むのは人間です。老眼でものが見えづらいかったり、目が疲れたりすると、読むことが億劫になりますし、場合によってはイライラすることもあるでしょう。集中力が途切れ、肝心な部分が読み飛ばされる可能性もありますので、老眼であるかもしれない審査員を意識した文書作りは不可欠です。老眼の人が読みやすい体裁にしておけば、老眼でない人も当然に読みやすくなりますので、誰に対してもやさしい体裁になるはずです。

フォントをどうするか?

さて、文書作りの最初としてフォントについて取り上げます。結論を言うと、もともと用意された書式のフォントがMSゴシックなので、それにあわせてMSゴシックを使うのがセオリーです。そもそもゴシック体は遠くからでも読みやすい視認性と判読性に優れたフォントです。くれぐれも奇抜なフォントを使わないようにしましょう。

平成31年実施のものづくり補助金から、フォントの大きさは指定されるようになりました。様式2(4)事業の具体的な内容では、10.5pt指定です。

フォントのポイントを大きくするとなぜか行間が空きすぎる現象について

Wordのよくわからないところに、フォントのポイントを大きくすると、なぜか行間が空くことがあります。これは、フォントが大きくなってグリッド線をはみ出すのが原因だそうですが(この時点で僕もあまり理解できない💦)、対策だけを覚えておきましょう。「ホーム」タブの「行と段落の間隔」(赤丸のアイコン)をクリックして、「行間のオプション」をクリックします。

すると「段落」というダイアログが開かれます。その中にある「1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外してOKをクリックすれば、行間の空きすぎ問題は治るはずです。

 

こんな感じで次回に続きます!

(次回以降では、行間、色や下線等の装飾、改ページ、写真挿入、表、キャプション等の考え方や作り方について触れます)

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