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ものづくり補助金申請書を読みやすくするためのWordテクニック(その2)

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

これまで僕が(悪戦苦闘して)見つけた「ものづくり補助金申請書を読みやすくするためのWordテクニック」紹介2回目です。今回は文字装飾、改ページ、写真サイズについて説明します。

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文字装飾はすべきか?

ごくまれにですが「申請書を書くうえで、重要な箇所を赤字にしたり太字にしたり、下線を引いたり強調したほうがいいでしょうか?」という質問を受けることがあります。好きにやればいい、というのが僕の正直な気持ちなのですが😅、申請書の体裁を整える上での基本的な方向性である「老眼対策」という点ではおススメできません。

というのも、文字装飾は読み手に負担を強いる可能性が常にあります。高齢になるとの見え方までもが変わる可能性があります。例えば、加齢に伴って、水晶体が黄色くなったり褐色になり、その結果として見えるものが黄色かかって見えるようになることがあります(黄変化というそうです)。それだけではなく、老人性白内障だとさらに色の判別が難しくなります。そうなると色がついた文字には読みにくさを感じますし、人によってはストレスになるでしょう。

老眼ではなくても、装飾が多いと、読まされている感が強まるものです。文字装飾は「ここを読んで!」という書き手の気持ちの表れではありますが、反面、読み手の自由に読みたい気持ちを阻害する要因になります。例えば下記の例ですが、装飾有の右側のほうがちょっとうるさい気がする人もいるのではないでしょうか(このあたりはかなり人の主観によると思いますが)。

というわけで、①太字にするのは見出しだけ、②下線はごくまれに使う(ほとんど使わないといっていい)、③読み手の眼に負担をかけないよう色はつけない、というのが当社のやり方です。

 

改ページで「泣き別れ」を防ぐ

印刷業界用語なのですが「泣き別れ」というものがあります。例えばですが、申請書を書いていると、表がページをまたぐ場合があります。下記のようなケースですが、これが泣き別れの状態です。ものづくり補助金申請書は片面印刷で事務局へ提出します。審査員はそれ(片面印刷されたもの)を読むわけですが、泣き別れの状態を放置しておくと、審査員はページをめくったり戻したりして表を確認しなければなりません。

このような場合は、改ページをして(表の先頭も次のページに送って)、1つのページに表全体が見えるようにしなければなりません。ただしこの時に厄介なのは、ものづくり補助金申請書の肝心な部分は、Wordの「表」の枠組みの中で書かされるということです。結論を言うと、上記のような泣き別れの場合は、エンターキー連打で表を送っていくしかありません💦

この表の中で、Wordの機能としての改ページ(ページ区切りの挿入)をすると、表がちぎれてしまいます。

というわけで、表の枠組みの中で改ページをする際は、エンターキーの連打しかない!ということですね。

ただし、表の枠組みのないところ(例えば下記の例)の泣き別れは、Word機能である「ページ区切りの挿入」がちゃんと使えます。使い分けが必要ですね。

画像サイズの変更(サイズ縮小)について

現場や現物の写真を撮って、審査員が状況をイメージしやすくするというのは、申請書を記入する上で必要なことです。写真を載せる場合は、色目にはあまり気を使わなくて良いと思います(わざわざ白黒にする必要はない)。わざわざ白黒にすると、かえって「なぜ白黒なんだ!?」というモヤモヤを起こす可能性がありますからね。

最近のカメラやスマホは解像度も高いので、写真のサイズが3MBとか4MBとか大きなサイズになりがちです。そのような写真を何枚も使っていると、申請書のWordファイルサイズが10MBを超すということもしばしば起こります。どうせ印刷するんだから、画像サイズは関係ないやん?と思うかもしれません。それは確かに審査上では正しいのですが、後々面倒くさいことになるので、サイズは縮小しておいたほうが無難です。

どんな面倒くさいことになるかというと、採択後の書類のやり取りです。採択後は、交付申請書や実績報告書といった書類を事務局に提出する必要があります。交付申請書や実績報告書の記載内容は、一番最初に作成・提出する申請書をコピー&ペーストして作る箇所もあります。そして交付申請書や実績報告書は、押印して提出する前に、事務局の担当者に下書きとしてメールで送り、担当者の事前確認を受けることになります。メールで送るものですから、サイズが大きいと送受信エラーになる可能性があります。ですので、最初に申請書を作る時点で画像ファイルはサイズダウンしておきたいところです。

画像ファイルのサイズ縮小が無料でできるサイトがあります。僕は下記のサイトを使ってます(jpg限定ですが)。

使い方はいたってシンプルです。「アップロード」ボタンをクリックすると、ファイル選択のダイアログが出ますので、サイズ縮小したいファイルを選んで「開く」を押すだけです。

すると自動でアップロード、サイズ縮小がされます。完成後は「ダウンロード」をクリックすれば、70~80%程度のサイズ縮小ができます。

高解像度の美しい写真を見せる必要はありません。イメージがつかめればよいので、サイズはできるだけ縮小しておきたいところです。

 

次回はシリーズ最終回の予定です。サイズ縮小した写真の挿入とキャプション(挿入した図表の解説文)について解説します!

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