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ものづくり補助金申請書を読みやすくするためのWordテクニック(その4)

更新日:

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

これまで僕が(悪戦苦闘して)見つけた「ものづくり補助金申請書を読みやすくするためのWordテクニック」紹介4回目です。今回はキャプションと、その他の細かなテクニックについてです。

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キャプションについて

キャプションとは、図や表の下や上に記述する解説のことです。現物を見たほうがわかりやすいでしょう。下記の写真をご覧ください。赤丸がキャプションです。

僕も当初(平成24年度補正の時)は「まあ論文書くわけじゃないし、キャプションは別になくてもええやろ」と適当な気持ちで臨んでいたのですが、某県の中央会の人(まずまず偉い人)に「キャプションは必ず入れなさい」と指摘されました。確かに写真だけポンと貼り付けても、それが何を指すのかを万人が理解できるとは限りません。読み手が疑問を持たず、安心してスラスラと読むように仕上げるには、キャプションは入れたほうがよいでしょう。

ところでキャプションにはルールがあります。図の場合は図の下にキャプションを入れること。そして表の場合は表の上にキャプションを入れることです(下図参照)。これは学術論文を書く時のお約束ですね。(なぜこういうルールなのかは……はるか昔に習ったような気がしますが覚えていません)

ちなみにこのルール、JISX4051「日本語文書の組版方法」で標準化もされています。ここでは詳しくは触れませんが、興味がある人は探してみてください。

キャプションは手作業で入れても良いのですが、図表を追加・削除したときに番号の管理が面倒くさいというデメリットがあります。Wordには自動でキャプションを入れてくれる機能がありますので、これを活用するのが楽だと思います(この機能は不具合なく使えます)。

キャプションを入れたい図または表を選択し、右クリックで「図表番号の挿入」を選択すると、下記のようなダイアログがでます。

図と表は自動で判別してくれますし、デフォルトで図の場合のキャプションの位置は項目の下、表の場合は項目の上となっています(たまにはWordも頑張ってる!)

ただしなぜか表記が英語(TableだとかFigure)なので、ここは漢字で図、表と修正してあげてください(このあたりがWordの中途半端なところ)

その他テクニック① 囲み線で枠をつける

白い背景の図を貼り付けると、なんともしまらない見た目になることがあります。そのようなときは、[ホーム]→[フォント]→[囲み線]をクリックすると、図の周りに枠線ができます。

 

その他テクニック② SmartArtを使うべきかどうか

比較的新しいバージョンのWordにはSmartArtという、チャートや組織図を簡単?に作成できるためのツールが備わっています。

僕はこれを使って、プロセス図やら組織図を作ってはいるのですが、個人的にはあまりお勧めできません。挙動が怪しすぎるからです😅

編集ができないというデメリットはありますが、PowerPointでこういう図を作成し、スクリーンショットで画像化し、適当にトリミングをするのが最も簡単ではないかと思います。

 

Wordのテクニックではないが……別紙はつけない。様式2の中に書ききる

公募要領を読むと、別紙をつけることも許容されてはいます(特に会社全体の事業計画)。しかし、別紙はつけずに、様式2の中にすべて書ききるように当社はしています。これも、ものづくり補助金が始まった当初(平成24年度補正の時)に、某県の中央会の偉い人にもらったアドバイスです。当時は今ほどこの補助金は知名度もなかったので、中央会の人がこういう助言を直接くれることがありました。

なぜ別紙をつけないかというと、審査員に探させないためです。様式2の中に「詳しくは別紙参照」などと書いていて、別紙に情報を飛ばすと、審査員は「別紙はどこだ?」と探す手間が発生します。短い期間内に評価することが求められている審査員には、時間的余裕が限られています。まして、ものづくり補助金の審査だけをやっている人ではありません。他にもコンサルティングや相談業務などを引き受けている人が、通常業務にプラスして審査の仕事を引き受けているのです。そのような人に、探す手間を強いてはいけません。

 

様式1と様式2をあわせて15ページ以内におさめる

平成31年実施ものづくり補助金で新たに指定されるようになった条件です。様式1と様式2をあわせて、15ページまでにおさめる必要があります。15ページに収めようとすると、(4)事業の具体的内容で書く部分は、実質的に7~8ページ程度となるはずです。具体的に書きつくすためには、スペースの捻出が必要ですが、そのための留意点を下記に記します

  • 使わない枠や記述があっても基本的には削除しない(例えば北海道地震の被災企業でないとしても、被災企業の加点項目の欄は消さない。事務局から見ると、該当しないのか、それとも誤って消してしまったのかが判断つかないため)
  • 注釈の文字も基本的には消さない(審査員がそれを頼りにして内容の確認をしている可能性があるため。文字の多少の縮小は可)
  • どうしてもスペースが捻出できない場合、行間を多少詰める
  • 文章を推敲し、同じことをもっと短文で表現できないか検討する

4回にわたり、お付き合いありがとうございました😊 頑張ってWordと格闘してくださいね!

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