おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
SO9001:2015各箇条解説シリーズ、今日から箇条8.4「外部から提供されるプロセス、製品及びサービスの管理」を見ていきましょう。今日は箇条8.4.1「一般」の解説です。
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箇条８.4の位置付け
では箇条8.4の位置付けを見てみましょう。
箇条８「運用」は、全体的いうと、製品やサービスの作り込みの部分だというお話をしました。この箇条8.４は、外部から提供されるプロセス、製品及びサービスに関する箇条です。簡単にいうと、調達や外注に関してどういう管理をすべきかを定めた部分です。
外部から調達したりや外注したりするモノに不良があると、結果として自社が提供する製品やサービスに悪影響を及ぼしてしまいますから、そういうことのないように管理をしなさいといっているわけですね。
箇条8.4、細かく３つの箇条から成り立ちます。まず箇条8.4.1では、どういう場合に、調達・外注についての管理をしなければならないかということを定めています。調達行為はすべて管理をするというわけではありません。例えば事務所で使う文具なども調達品といえば調達品ですが、こうしたものまで深く管理をする必要はありません。製品やサービスの品質に大きく関わる場合に管理しなさいといっているわけですね。
箇条8.4.2では、調達や外注に関して、どういう管理をどの程度しないといけないのかということについて定めています。調達や外注するモノによって、重要度や影響度が変わるのが普通です。重要度や影響度に応じて管理の方法や程度を決め、そのとおりに実行しなさいと言っている部分です。
箇条8.4.3では、どういう情報を外部提供者に伝えなければならないかということを定めています。こちらから発注する時にこういう情報を具体的に伝えなさい、と言っている部分です
8.4.1「一般」の規格要求事項
では規格要求事項を見ていきましょう。まずは箇条8.4.1ですが、ここはおおきくわけて２つのことを求めています。
一つめは、どういう場合に、調達・外注についての管理をしなければならないかということですね。これは中段のa)b)c)の部分で明確にされています。そしてもう一つは、外部の調達先や外注先をどう管理しないといけないのか、ということです。こちらは最後の段落の部分で明確にされています。
それではまずひとつ目、どういう場合に、調達・外注についての管理をしなければならないかということを見ていきましょう。
a)は部品、材料、原料などを購買する場合のことで、まずまずイメージしやすいと思います。たとえば、スマホのカメラに使われているCMOSセンサーは、ソニーなどのイメージセンサーメーカーから調達して、スマホに組み込むというのが一般的です。こうした場合は管理しなさいということですね。
b)は外部委託先から直接顧客へ製品及びサービスが届けられる場合のことですね。製造業でもOEM的な製品などではたまにありますが、サービス業ではこうしたものもよくあると思います。たとえば集合住宅の清掃サービスなどは、大家とか管理会社にかわって、清掃業者が直接現場で清掃していますね。こうしたケースもあるでしょう。
c)は外注のことで、外部委託先から一旦組織に製品及びサービスが戻ってくる場合です。加工したものを表面処理とか焼入れだけ、別の会社に外注して、そのあとでまた製品を戻してくる、というような場合でしょうか。
このようなケースに該当するならば、しっかり管理をしなさい、ということですね。どんな管理をするかというのは次の箇条8.4.2の守備範囲ですが、8.4.2でもそんなに具体的に「こういう管理をしなさい」と書かれているわけではないんですよね。一般的にはQCD、品質・コスト・納期が中心で，その発注するものの特性に応じて、どういう評価をしたり良品・不良品の判定をするかという基準を定めるということになるでしょう。
つづいてもうひとつの要求ですね。そしてもう一つは、外部の調達先や外注先をどう管理しないといけないのか、ということです。こちらは最後の段落の部分で明確にされています。この最後の段落を説明する前に、一般的な供給者の評価や購買のプロセスを見ていたほうがわかりやすいでしょう。
こちらが一般的な供給者の評価や購買のプロセスです。
まず最初に、供給者の評価対象の選定があります。これは8.4.1のa)からc)で示されたように、どういう供給者を評価するかをまず決めるということですね。さきほど、一般論でいうと、事務所で使う文具などは深く管理をする必要はないでしょうと言いましたが、重要度や影響度合いに応じて、どういう供給者を評価するのかということを洗い出します。
次に、その供給者をどういう基準で評価するかを決めます。一般的には品質とか納期とかコストの切り口で基準が作られるのでしょうけれども、具体的に言うと、供給者がISO9001の認証を取得しているかどうかや、供給者の作業現場の5Sが行き届いているかとか、コストダウンを図るためのVE提案制度をやっているかどうかとか、そうしたものを評価基準リストのようなものにまとめたりします。
その評価基準を用いて、対象となる供給者を実際に評価するわけですね。特に新規の発注先候補がでてきた場合などは、ここで必ず評価をします。つづいて評価の結果をみて、そこに発注してよいかどうかを判断し、実際に調達や外注行為を実施します。その後はパフォーマンスの監視、例えば不良率がどの程度であったかとか、納期遅れがどの程度あったかなどをウォッチします。そして必要に応じて……例えばパフォーマンスの監視の結果、よくない兆候が見られるようになったとか、もしくは供給者の工程が変わったとか、そういう判断基準を設けて、再評価を行います。
こうしたプロセスを頭に入れて、さきほどの8.4.1「一般」の後半の規格要求事項を読むと、外部の調達先や外注先をどう管理しないといけないのかがわかりやすいでしょう。一般的な、ISO9001の認証取得企業では、供給者評価表とか供給者管理台帳のようなものを設けて、そこに供給者の評価基準や評価結果を記入しているというケースが多いように思います。そして年１回、二者監査のようなことをして再評価をする、というルールを決めているところが多いかもしれませんね。
しかし8.4.1を見てもらったらわかりますが、規格ではそこまで細かくは要求していません。再評価も、別に年１回絶対にしないといけないということは規格には書いていません。もちろん、再評価を行うための基準は明確にしないといけないでしょうけど、管理のやり方や程度については、個々の企業の実態にあわせて柔軟に対応してもよいでしょう。