【内部監査レベルアップ講座】調達・購買プロセスを内部監査する(2)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

内部監査レベルアップ講座、今回は3回にわたって、購買・外注プロセスの内部監査についてお話をします。2回目は、購買・外注管理の一般的な流れについて整理したいと思います。

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購買・外注管理の一般的な流れ：全体像

では内部監査では、購買や外注のどういう点について確認したらよいでしょうか。購買や外注に関して確認すべきポイントをお示しする前提として、そもそも購買や外注の仕事にはどういうものがあるのか、一般的な例をざっくりと見ていただきたいと思います。

まず全体をご覧ください。この全体的な流れにしたがって、このあとに個別に解説をします。

購買・外注の必要性判断

まず購買・外注の必要性判断があります。これは新製品を立ち上げるときなんかをイメージしてもらったらいいと思いますが、設計の段階などでは、どういうモノや仕事を外部に依頼するのかというのを検討するプロセスがあります。

その上で、外部から調達する物品やサービスの具体的な仕様が決まります。このへんは購買部門の仕事というよりも、新製品の立ち上げのプロセスの中で行われることかもしれません。

外部業者の新規選定

そして、何を購買・外注するかが決まれば、それを提供できる先を探さないといけません。これが外部業者の新規選定です。どういう会社に作ってもらうかという選定基準を決めます。安いかどうか、早いかどうか、というはもちろん大事ですけれども、安定して生産できる能力があるかとか、品質をどういう体制で管理しているかなんかも評価基準になりえますよね。

そしてそうした基準を満たしていそうな候補に声をかけて、打ち合わせなどを通じて評価をし、選定して、契約条件を詰めて、契約を結ぶという流れになるのが一般的ですね。

実際の購買・外注業務

そして契約に基づいて、実際の購買・外注業務を実施します。発注書などを送って、納品されてきたモノを検査して、受け入れられない不良品があれば、対処をしてもらうように働きかけますね。

購買・外注業者の評価と措置

発注したモノが入ればそれで終わりではありません。どのくらいの数の不良や納期遅延があったかとか、不良や納期遅延の傾向はどうかなどというパフォーマンス評価をします。そうした実績を元にして、今後も発注を継続していいかどうか、再評価をするわけですね。

もちろん、納品実績だけを評価するのではありません。財務状況や、経営者の後継者の有無なんかも評価すべきですよね。ある日突然、外注先が倒産や廃業したということになれば、我が社のビジネスにも影響がありますからね。そうしたリスクを早期に発見するために、定期的な再評価が必要なわけです。

そして定期的な評価結果に基づいて、改善指導をするとか、契約終了するとかを判断するわけですね。購買や外注といっても、このようにいろいろな仕事があるので、それらを念頭において内部監査する必要があります。