おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
面倒くさいと感じがちな『文書管理』ですが、実は会社や、みなさんがたを守るために必要なことです。なぜ文書管理が、会社やみなさんがたを守ることにつながるのでしょう？文書管理の基礎をお話します。
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文書管理とは何か？
文書管理というのは、大切な情報が書かれた書類やPCのファイルをしっかり管理して、必要なときにサッと取り出せるようにすることです。
例えば、料理をするときに私たちは、レシピを参考にしますよね。そのために料理本を買ったり、ネットにあるレシピを探したりすることもありますが、自分の好きなレシピをノートなどにまとめておくと、自分の好みがすぐに見つけられて、使い勝手がいいですよね。その中でも頻繁に使うレシピなどは、キッチンの目立つ場所に貼っておくと、さらに便利です。新しいレシピを試して、自分で少しアレンジを加えたら、その変更点をメモしておくと、次も同じ味を再現できます。このようになにかの作業を行うために必要な、正確で最新の情報を、必要な人がすぐ使える状態を保つことが、文書管理だと言えます。
なぜ文書管理をやるのか？文書管理の目的とは何か？
なぜ文書管理をやるのかという理由を、さらに深堀りしてみましょう。究極的には、「自社を守るため」に文書管理をやるんだ、と言えます。
まず、法令順守とコンプライアンスの観点から考えると、経理や人事関連の書類などは、法律で定められた書類の作成や保存が義務付けられていますよね。これらを適切に管理しないと、罰金が科せられたり、税務調査で不利になったりする場合があります。文書管理は、そうしたリスクを低減してくれる、ということですね。
次に、品質と効率向上のため、という面があります。作業の結果を記録しておくことで、何か問題が発生したときに、原因をすみやかに特定し、改善策を検討することができるようになります。このように、文書管理は、仕事を改善していくためのベースになるので、結果として品質や効率の向上に繋がります。
また、情報の保護という面ではどうでしょう。大切な秘密や情報を守ることも文書管理の理由です。もし重要な情報が外部に漏れたりすると、顧客への迷惑がかかったり、競合他社に利用されたりするかもしれません。文書管理では、こうした重要な情報を、適切な人だけがアクセスできるように保護する役割を果たします。
最後の点ですが、次世代にバトンを渡すためにも、文書管理は欠かせません。いい仕事のやり方を文書にして共有することで、先輩社員がいなくなった後も、業務をスムーズに続けられるようになります。特に、災害とか緊急時にどのように行動するかというノウハウは、組織を守る上で非常に価値があるでしょう。文書管理をやる理由としてはこうしたものがありますが、一言で表すと、結局のところ「自社を守るため」「みなさんがたを守るため」といえるのです。
次回は、どんな流れで文書管理をやるのかを説明します。