おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
当社は業務連絡用メールに独自ドメインを使っています。これまで勝手な思い込みで、独自ドメインのメールはOutlookのようなソフトを使わないとダメだと思ってたのですが、Gmailでも独自ドメインが運用できるのです。しかもこれがとても便利なのです。
Outlookは送受信エラーが頻発するし、PC移行時の作業が面倒
当社は創業以来、Outlookをメールソフトとして利用してきました。Outlookじゃないとダメな理由は別にないんですが、なんとなく使っていたというのが本音ですね。
しかしOutlookで不便な点がいくつかあって、一つは送受信エラーが頻発するという点です。具体的には、ずっと「接続中」となったままで、読み込みをしてくれないのですよ。そういうときは再起動すれば治るんですけど、いちいちわずらわしいんですよね。それにPCを移行するときも、毎回インポート・エクスポートの作業とIMAP/POPとSMTPの設定をし直さないといけないんですよね。まあPC移行のケースなんて数年に1度くらいなので、こちらは我慢できるんですけど。
もう一つ難があったのは、これはOutlookのせいではないんですが、当社の使っているレンタルサーバー(wpX)の迷惑メールフィルタが弱くせいか、スパムメールがジャンジャン入ってくるんですよね。これがかなりストレスで、なんとかならないかと思っていたのです。
Gmailなら15GBまで無料で独自ドメインの運用はできる（しかもGoogle Workspaceなしで）
そこでメールソフトを使わずに（できればクラウド運用で）、しかも迷惑メールフィルタがそこそこ強力な何かがないか……と思って探して見つけたのがGmailを使うというソリューションでした。Googleで「Gmail 独自ドメイン」と検索すると、Google Workspaceを使えばできるよと解説した記事が上位に出てくるのですが、実はGoogle Workspaceなしの素のGmailで、15GBまで無料で独自ドメインの運用ができることがわかりました。
設定方法はプロバイダによって違うと思いますが、参考までにwpXでの設定方法についてリンクを貼っておきますね。
悩みはほぼ解決！Gmailで独自ドメインのメールを運用するメリット
というわけで、早速Gmailで独自ドメインメールの設定をしたのですが、結論からいうと最高です。独自ドメインのメールを設定したら、もともとのGmailのアカウントがどうなるの？（もしかしたら消えてしまう？）と恐れていましたが、そんなこともなく、もともとのGmailと独自ドメインアカウントの両方が同じインターフェースで利用できます。
ぼくが試しただけでも下記のメリットがありました。
- 当たり前だがOutlookの不便な点（送受信エラー）が解消される
- クラウド運用なので、ローカルPCの設定に依存しない。（つまりネットにつながっていさえすれば、どのPCやスマホからでも独自ドメインのメールにアクセスできる）
- 迷惑メールフィルタの精度が高く、かなりの割合でスパムを迷惑メールに振り分けてくれる（中にはスパムでないものも振り分けられていたので、確認が必要）
- 送信メールの取り消しが可能（設定で変えられるが最大で送信30秒までなら取り消しができる）
Gmailで独自ドメインメールを運用するデメリットというかちょっといまいちな点
一方、デメリットというわけではないですが、ちょっと物足りないなと思う点もあります。
- 送信済みアイテムは同期されない（まあこれはIMAPではないので、Gmailのせいではないですが。仕方ない点です）
- サーバーへの同期タイミングを設定できない（ログを見ると、30～1時間に1回くらいの頻度でサーバーに問い合わせをしていもようです。ただメールの着信があったときは10～15分くらいでサーバーに問い合わせをしている。メカニズムがいまいちわからない）
まあクリティカルなデメリットでないですし、これを上回るメリットがあるので、もうメールソフトはいらないんじゃないかという気がしてきました。