おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
ISO45001:2018 各箇条解説シリーズ、箇条7.4「コミュニケーション」について説明します。労働安全衛生に関するコミュニケーションはなぜ重要で、具体的にはどんなものなのか？という点も含めて、3回にわたって解説したいと思います。
動画でも解説しています。（無料・登録不要）
箇条7.4の位置づけ
まずは箇条7.4「コミュニケーション」の位置づけをしっかりと見ておきましょう。
箇条4では、会社が置かれている状況を考えて、労働安全衛生マネジメントシステムを作って運用することを求めていましたね。
箇条5では、そのマネジメントシステムを円滑に回していくために、会社のトップがやるべきことを定めていました。
箇条6では、会社を安全で健康的な場所にするために問題になりそうなことをあらかじめ洗い出して対策をしたり、目標を作ったりすることを求めています。箇条7では、その計画・目標などに取り組むために必要な人材、道具、設備、インフラなどを準備します。
今回はそのうち、箇条7.4「コミュニケーション」についてお話をします。
なぜ労働安全衛生マネジメントシステムでコミュニケーションが必要か？
なぜ労働安全衛生マネジメントシステムでコミュニケーションが必要なんでしょうか。３つほど理由があると思います。
一つめは「ケガや病気の予防のため」です。みなさんが安全に働けるようにするためには、仕事場でどんな危険があるかを知っておくことが大切です。重たいものを持つときには腰を痛めるかもしれないよ。だから気をつけてね、とみんなに教えることで、ケガの可能性を減らすことができますよね。
次の理由は「再発防止のため」です。もしも事故やケガが起きてしまったときには、その原因を調べて、同じことが二度と起きないようにしなければなりません。そのためには、何が原因で事故が起きたのかをみんなで話し合い、二度と起きないようにするにはどうするかを決め、決まったことをみんなに伝える必要がありますよね。
最後に「安全や衛生を重視している姿勢を示すため」です。で、会社で働く人たちはもちろんですが、社外の人たち…たとえば働く人の家族や、取引先の人たちに安心してもらうためには「私たちはみんなの安全と健康をとても大事にしています」と言うことが必要ですよね。
こうした理由から、規格は「コミュニケーションをしっかりやりなさい」と言っているわけです。
箇条7.4では「コミュニケーションプロセス」の確立・実施・維持を求めている
ではこのような目的のために、規格は何を要求しているのでしょうか。
箇条7.4ではコミュニケーションのプロセスを確立、実施、維持することが求められています。「コミュニケーションプロセスってなんのことだ？」という疑問が浮かびますが、具体的にどのようなプロセスを指すのか、一般的なものを説明したいと思います。
最初のステップ「情報の特定」では、どんな情報を伝達・報告するのかを決めます。例えば労働安全衛生目標は、社内で共有する必要のある重要なですね。
続いてのステップは、伝達方法の特定です。いつ、誰が、誰に対して、どういう媒体や方法で伝達・報告するかを決めます。例えば労働安全衛生目標を、年度始めに、社長が全社員に、文書を配布するかたちで伝達し、外国人従業員向けに多言語化する、というような具合でしょうか。
そして次のステップでは、決めた通りに情報を伝達します。
そして最後とのステップでは、コミュニケーションの効果…つまり情報が伝わったかどうか、理解されたかどうかなどを確認します。例えば労働安全衛生目標がちゃんと伝わって、理解されたかどうかを確認するということですが、具体的は従業員に聞き取りをして、目標を知っているかどうかを確認するというようなことですね。
コミュニケーションの効果を確認をしたら、改善の余地が見えてくる場合がありますので、必要に応じて前のステップに戻り、見直しをすることで、継続的な改善をしていきます。
これに加えて、コミュニケーションのサブのプロセスとして、リーダーシップや資源の提供、文書化などもあります。リーダーシップには、トップ自らコミュニケーションを実践することや、トップが管理職のコミュニケーションを支援することがあります。そしてコミュニケーションに関する役割・責任・権限を与えることもあるでしょうし、資源…つまりコミュニケーションに必要なツール類を導入・整備することなどもありえます。そして文書化ですが、必要に応じてコミュニケーション内容を文書化します。コミュニケーションプロセスとは、概ねこういうイメージで理解すればいいかな、と思います。
次回は、このコミュニケーションプロセスについて、もう少し詳しく説明します。