ISO45001:2018 7.5 労働安全衛生の文書管理はなぜ必要？どんな文書があるの？(3)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

ISO45001:2018年版各箇条解説シリーズ、箇条7.5「文書化した情報」について、労働安全衛生に関する文書にはどういうものがあるのかという具体例も踏まえながら解説をします。

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箇条7.5.2「作成及び更新」の規格要求事項

続いては箇条7.5.2「作成及び更新」です。要は、作成した文書は、探しやすくて使いやすいものであり、内容としても正確なものを作りなさいと言っています。

まず、a)は、文書に適切な識別と記述をしなさいと言っています。例としてタイトルや日付と書いていますが、文書にタイトルがないと何の文書かわかりませんし、日付がないとそれが最新版かどうかもわかりません。そうした識別や記述をしなさいということです。

次に、b)についてです。これは適切な形式や媒体を使いなさいと言っています。形式の例として「言語」とありますが、最近は現場で働く外国人の方もたくさんいます。現場の注意喚起の表示などは、日本語だけで書いていると、外国人の方にはうまく伝わらない可能性がありますよね。そうしたことがないよう多言語化する、というのが「適切な形式」の一例です。

また、媒体についても触れています。例えば化学物質を扱う現場では、SDSを作業場に備え付ける義務がありますが、紙で備え付けるのではなくパソコンやタブレットを使って閲覧できるようにすることも法律で認められています。このように現場にとって適切な方法で実施しなさいということですね。

最後に、c)ですが、これは正確な文書を作る上での要求事項です。作った文書が適切で妥当かどうかを、レビュー（つまり確認）して、誰かの承認をもらうことを求めています。誰かが勝手に作ったものではなく、その文書の正確性をしかるべき人が確認して担保しなさい、ということですね。

箇条7.5.3「文書化した情報の管理」の規格要求事項

箇条7.5.3「文書化した情報の管理」の規格要求事項を見てみましょう。

a)はそれほど難しくありません。文書や記録が、必要なときに、必要なところで入手できるようにすることです。「利用に適した状態」が少しわかりにくいですが、例えば紙の文書では、文字の大きさが適度で、汚れたり破れたりしていないことを指します。

b)は文書が保護されているということです。例えば、権限のある人だけが情報にアクセスできるようにすることや、作った文書や記録が改ざんされたり、誤って削除されないようにすることが含まれます。

そして、「該当する場合には必ず」という条件付きですが、こうした活動を行うことが要求されています。例えば、更新されたマニュアルや手順書を働く人に配布したり、サーバーの共有フォルダに保存してアクセスできるようにすること、文書を更新したときはバージョン管理を行うこと、法律で義務付けられた期間、記録を保存することなどが挙げられます。

箇条7.5.3の後半部分では、外部からの文書のことについて書いています。

要は外部の文書も、必要に応じて、これまで見てきた文書と同じように扱いなさい、ということです。労働安全衛生における外部文書の例としては、法律やSDS、機械設備の操作マニュアル、業界標準やガイドライン、顧客の調達方針などが考えられます。こうしたものも使いやすく、探しやすく、必要なときに使えて、最新で、安全に保管する必要があります。

ISO45001:2018 箇条7.5について解説しましたがいかがだったでしょうか。これで箇条7も終わりですね。いよいよ次回からは、ISO45001の本丸とも言える、箇条8「運用」を解説していきます。PDCAサイクルのDoの部分に入っていく、ということですね。引き続き一緒に学んでいただければと思います。