おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
今日(2/23)は今年のものづくり補助金1次公募第1次締切日ですね。公募期間がわずか5日しかありませんでしたが、年末からお客様と打ち合わせを重ねてきた当社では、5社の申請を完了することができました。今年は書類の提出方法も多少条件が変わりましたが、実際に提出を終えてみて、昨年との違いや気づいたことをまとめます。
必ず申請先都道府県の中小企業団体中央会のホームページをご確認ください！
書類の提出方法は、都道府県によって違いがあります。例えば神奈川県中小企業団体中央会では、独自の書式（積算基礎内訳シート）というものの利用を推奨しています。都道府県によって求められることが異なる場合がありますが、当ブログで解説することは一般的な内容です。必ず申請先都道府県の中央会のホームぺージおよび公募要領を確認して、それに従ってください。当ブログの記事に従った結果、誤った申請をするなどして不採択となっても、冷たいようですが当社は責任を負いかねます。
例年との主な変更点
書類の提出方法については、例年といくつか変更点があります。主だったものを下に記します。（これ以外にもあるかもしれませんので注意してください）
- 応募申請時に、定款や登記事項証明書の添付が不要に
- ホームページを持つ事業者は、会社案内の添付を不要に
- フラットファイルにつづった全ての提出書類を、それぞれの書類毎にＰＤＦ化し、事業者名を付して、保存する
- フラットファイルにつづる順番が明確に指示されるようになった
- 加点や補助率アップのための各種認定取得において、申請中の場合は受付された日がわかる資料が必要になった
フラットファイルにつづった全ファイルをCD-Rに保存
なんでこんな面倒くさいことをするようになったのかわかりませんが、今年からは全てのファイルをpdfもしくはdocx形式でCD-Rに保存するようになりました。該当箇所の公募要領を見てみましょう。下記の赤線で、確かに「全ての書類を」と書かれていますね。
ここで注意が必要なのは、【様式１】と【様式２】は、いずれもdocx形式とpdf形式の両方の保存が求められているということです。上記の公募要領にも「WORD形式でも保存して下さい」と書いていますよね。素直に読めば、docxとpdfと両方が必要だということです。実際、某県の中央会に提出したところ、様式１と２がpdfになっていないからCD-Rを送りなおせという指示を受けた企業がありました。
【様式１】は代表者印が押されているので、まあpdfにする意味がわからなくもないですが、様式2はpdfもdocxも全く同一内容のはずです。一体どうしてこういう要求をするのか、理由を明確にしてもらいたいところです。理由がわかれば応用が利くので間違えにくくなりますが、単に「こうしろ」だけでは印象に残らないので間違えてしまいます。
つづる順番が明確に
これまでは順番があいまいに指示されていましたが、今年は明確に指示されるようになりましたね。順番を示した部分を公募要領で見てみましょう。
定款（登記簿）の提出が不要になった点や、ホームページがある企業の場合は会社概要の提出が不要になった点は、事務作業の効率化という点では評価すべき点だと思います。
申請中の場合は受付日がわかる書類が必要に
加点および補助率アップのために各種計画の公的認定（先端設備等導入計画等）が必要ですが、これの「申請中」の場合は、受付された日のわかる書類を入手しなければならなくなりました。公募要領にも下記のような説明があります。昨年度から「申請中」でも加点されるようになりましたが、手元に保管したままで交付決定まで行ってしまい、揉めたケースなどがあったのかもしれません。
「申請中」とは、加点対象となる各計画について、それぞれ指定された行政窓口に申請書を提出済みであることを指します（記載後、実際に窓口に提出をせず手元に保管されている場合等は、「申請中」とはなりません）。「申請中」の場合、交付決定を受けるには認定通知書または承認通知書の写しの提出が必要です。採択後、該当する計画の申請を当補助事業への応募時点でしていなかったと判明した場合は、採択を取り消しますのでご留意ください。
どのように受付日がわかる書類を入手するかは、公募要領に下記のようなフローチャートが示されるようになりました。ところで、市町村によっては先端設備等導入計画受付を郵送しかしていないようにホームページで表記しているケースがありますが、電話で問い合わせると「持ち込みでもいいですよ」と言われることがあります。迷ったらまずは市町村の窓口に電話をしましょう。
注意が必要なのは、補助率アップや加点のための証拠書類としては、受付日のわかる書類だけでなく、申請書全部を綴じる必要があることです。
提出作業は大変です。公募要領を読み込んでから対応してくださいね。