おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
ISO14001:2015各箇条解説シリーズ、今回は箇条5.3「組織の役割、責任及び権限」について解説をします。役割に対する責任、権限は、トップがはっきりさせましょうと言っているのですが、具体的にはどんな要求事項なのでしょうか。
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箇条5.3「組織の役割、責任及び権限」
箇条5.3「組織の役割、責任及び権限」の位置づけについて確認しましょう。
これまでみてきた箇条4では、組織をとりまく課題や利害関係者のニーズ・期待などを考慮して、環境管理の仕組みをつくる手筈を整えました。環境管理の仕組みを作ったら運用をしていくわけですけれども、経営者の「やるぞ！」という決意や、経営者自身による率先がなければ、どんな良い仕組みであったとしても、うまく運用することはできません。トップがやる気にならないものは、部下もやる気にはなりませんからね。
そこで、箇条5では、従業員の考え方や行動がブレないように、トップマネジメントは方針を作りなさい、と定めています。そして今日のテーマでもある箇条5.3では、役割に対して、責任と権限を割り当てて、組織内に伝達しなさいといっています。
「役割」と「責任」「権限」とはなにか。
そもそも「役割」と「責任」「権限」ってなんなんでしょうか。これはISOとしての定義がありません。
規格はもともと英語が原文なので、英単語におけるRole(役割）, Responsibilities（責任）, Authorities（権限）の辞書的な意味を見てみましょう。私なりに簡単に訳すと、役割とは「組織の中で期待されている機能、立場のこと」、責任とは「やるべきこと」、権限とは「他人に指示をしたり、何かを実行したりする権利のこと」といえましょう。
つまり、「役割」と「責任」「権限」を割り当てるということは、「この仕事や作業については、誰が、どんなことをやることになっていて、その仕事や作業をやりとげるために何をやってもよいのか」をはっきりさせるということですね。トップ一人では全ての仕事をやり遂げることはできません。かと言って、「あなたはこれをやってください」とか「あなたはこれの担当ですよ」ということをちゃんと言ってあげないと、人は動かないんですよね。だから役割に対する責任、権限は、トップがはっきりさせましょう、ということです。
例を使って言うと、「５Sをする」というのが従業員に課せられた責任であれば、「要らないものを捨てる判断をしてよい」とか「定位置を見直してもよい」というのが権限にあたります。
何が責任で、何が権限なのかは、一覧表のようなものを作るとわかりやすくて、現場のメンバーにも伝わりやすいと思います。