ISO14001:2015 10.2　不適合及び是正処置と報告書の書き方解説(2)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

ISO14001:2015 各解説シリーズ、今日は箇条10.2「不適合及び是正処置」について解説をします。規格要求事項についても解説をしますが、不適合が起きた時の報告書の書き方も解説します。

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なぜ不適合の記録が必要か？どんな記録が必要か？

なんのために記録するかというと、最初の理由はやった内容や結果を、関係者と共有するためですね。お客さんから説明や、場合によっては行政などから説明が求められるかもしれません。そのようなときに、ちゃんと記録を取っていたら説明も楽ですよね。

そしてもう一つの理由は、再発防止の効果を高めるためですね。この部署でこんな不適合があった、という情報を、他の部署とも共有すれば、他の部署で同様のことが起きることが防げるかもしれません。具体的には、このようなフォーマットに記録をしておくという方法があります。

このフォーマットは、10.2で要求されていたa)求められている修正の内容を記述するところ、b)の原因を記述するところ、c)の再発防止策を記述するところ、d)の有効性の評価を記述するところなどが、網羅されています。規格要求事項にそった記録のフォーマットを用意しておくと、漏れや抜けがなくなるでしょう。

不適合報告書の書き方を簡単に説明

このサンプルを使って、不適合報告書の書き方を簡単に説明します。ここに書かれている不適合の内容は、緊急事態への準備・対応についての情報を、関連する利害関係者に提供をしていないという、箇条8.2 f)の不適合事例です。

まず(1)では、不適合の根拠となる要求事項を書いています。このケースでは環境マニュアルの8.2 f)項での不適合なので、環境マニュアルの中から最も不適合と判断した基準にふさわしい部分を、そのまま丸写しで記入します。

つづいて客観的監査証拠を書いています。不適合と判断するにあたって、具体的にどの書類や証拠を見たかを書きます。ここでは緊急時の対応手順書と、配付管理台帳を見たと書いていますね。

そして最後は不適合の内容、悪さ加減について書きますが、これは配付の事実が確認できなかったという点です。

そして(2)では、不適合の修正・応急処置について書いています。構内請負作業の供給業者に配付をしていなかったので、とりあえず配付をしたというのが修正です。

(3)は、不適合の原因です。ここでは、文書管理手順書に漏れがあったことが原因だと書いています。

(4)は不適合の再発防止策です。(3)で分析した原因に対する処置を書きます。原因は、文書管理手順書に漏れがあったことなので、是正処置はその漏れをなくして、正しい情報を記載することですね。

(5)は再発防止策の有効性確認です。新しい仕組みにそって配付ができたこと、そして配付の漏れもなかったことが確認できたので、有効と判断をしています。

最後の(6)は、水平展開の必要性です。他部署などでも同じような事が起きないかどうかを検討して、必要ならば水平展開をします。他の部署でも起こり得ることなので、水平展開を行うと書いています。

再発防止策を定着させるには

不適合が起きたら再発防止策を考えることはとても重要なんですけど、なかなか再発防止策は定着しないという悩みもあると思います。このあたりはいずれじっくりと解説をしたいと思っていますが、再発防止策を定着させるためには、できる限り人による確認や作業を必要としない、自動化を図ることがセオリーだと言われています。

ただ、なんでもかんでも自動化できるわけではないのですが、自動化できなくても、簡単な再発防止策ほど定着がしやすいという研究もあります。規格でも、不適合の影響に応じた再発防止策にしなさいと書いていますが、できる限り複雑にはせず、簡単なやり方を考えるというのが一つの方向性かなと思います。