なぜ文書管理が必要なの？文書管理の超基礎(2)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

面倒くさいと感じがちな『文書管理』ですが、実は会社や、みなさんがたを守るために必要なことです。なぜ文書管理が、会社やみなさんがたを守ることにつながるのでしょう？文書管理の基礎をお話します。

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文書管理はどうやるのか？

文書管理は、どんな流れでやるのかを簡単に説明しましょう。

最初のステップは「文書の作成」です。ここでは、誰でも理解できて、わかりやすく、簡潔な文書を作ることが重要です。そのためには、何のための文書で、誰がその文書を使うのかを考えて、理解しやすい言葉や図・写真などを使うとよいでしょう。もちろん文書を作るのは、その内容に詳しい人がベストですね。

次のステップは「レビューと承認」です。文書はただ作成するだけではなく、その文書の質が高いことや、文書を作った人の責任が明確でなければなりません。誰が作ったかわからないような文書は、信頼性にかける恐れがあるからですね。

次のステップは「文書の配布」です。作った文書は必要な人の手元に渡らなければ意味がありません。ちょっと面倒かもしれませんが、誰がいつどの文書を受け取ったかを確認できるよう台帳のようなものを作るケースが一般的です。

次の「アクセスと利用」では、必要な人だけが、その文書を見たり編集できるように、アクセス権などを設定します。そして使いやすいように目次を作ったり、索引を作ったりするような工夫も大事ですね。

次のステップは「文書の更新」です。情報は時間とともに変化しますので、文書の内容もそれにあわせて最新の情報にする必要があります。更新のときも、作成時と同じように、しかるべき人が作成し、しかるべき人の承認をもらう必要があります。またどのような変更が行われたのか、なぜその変更が必要だったのかを、改訂履歴などに残しておくことも一般的ですね。

次のステップは「文書の長期保管」です。日々の業務では不要だけど、法律で保管期間が決められているような文書の取り扱いに関するステップです。長期保管するなら、文書が傷まないよう丈夫な段ボールなどを使う必要がありますし、もし必要になったときに探しやすいよう表示も必要かもしれません。そうした取り扱い方法を決めるのがここですね。

そして最後のステップは「文書の廃棄」です。文書も永遠に保管できるわけではないので、不要になったら処分する必要があります。ただ、情報漏洩などが起きないよう、シュレッダーで細断したり、データ消去ソフトウエアで安全に削除するといった方法も決める必要があります。

文書管理では、このような流れで文書を取り扱って、正確で最新の情報を、必要な人がすぐ使える状態を保つことを目指します。そしてそれは究極的には自社を守るためにやるんだ、ということですね。

文書管理は安心して働くための基盤

2回にわけて文書管理の基礎について学んできましたがいかがだったでしょうか。

文書管理は地味で面倒くさい印象がありますが、私たちがより良く働くため、安心して働くためのベースになってくれるものです。明日から会社の文書を見たときに、これまでとは違う目で見られるようになってくれると嬉しいです😊