【内部監査レベルアップ講座】新規事業(SNS広報コンサル)の炎上リスクを内部監査で減らす(3)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

新規事業にはリスクがつきものです。一つ間違えると炎上して、世間からバッシングを受けることもあります。今回はISO 9001と内部監査を活用したリスクを防ぐ実践的な方法を解説します。

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8.2.2「製品・サービスに関する要求事項の明確化」を臨時内部監査する

最後は、箇条8.2.2「製品・サービスに関する要求事項の明確化」についてです。この箇条は、簡単に言えば、「顧客がお願いしてきた内容を具体的にしなさい」と言う話です。

この事例では、顧客から「SNS広報のコンサルティングをやってほしい」と相談されましたよね。でも、これだけだと、何をやればいいのか、細かいことは分かりません。「どんなSNSを使うの？」「何を目標にするの？」「守らないといけない法律はあるの？」といった具体的なことは、こちら側で整理して明確にしないといけません。それがこの箇条8.2.2で求められていることですね。

では、内部監査でどんなチェックをするべきでしょうか。

まずは法律です。SNSに関連するビジネスでは、著作権法など、いろんな法律が関係してきます。。でも、そういう法律を全部把握している顧客はほとんどいません。ですので、守るべき法律はこちら側でちゃんと特定する必要がありますが、それをきちんとやっているかを確認するのは内部監査のポイントですね。

明確にするのは法律だけではありません。SNS広報コンサルティングとして、顧客に何をどうやって提供するかを具体的にしないといけません。この確認も、内部監査のポイントになります。

といっても、普通の経営者や会社員は法律の専門家ではありません。まして、やったことのない新規事業だと、自分たちのこれまでの知識や経験だけで、法律やサービスの詳細をはっきりさせるのは困難ですね。その場合は、例えば弁護士のような外部の専門家や、競合他社のサービスなどを参考にするしかありませんね。

したがって「外部の情報をちゃんと使ったか」「その情報は、信頼できるところから得たものか」という点も、内部監査で確認しないといけないでしょう。

そして、明確にした結果が、ちゃんと文書に残っているかも確認したいですね。一般的には、提案書や企画書、事業計画書などの形で文書にまとめることになろうかと思います。。それを内部監査でチェックします。最後に、この文書に書かれている詳細が、最初に顧客と打ち合わせした時の議事録やメモと比較して、顧客の要望を網羅できているかも確認することが大事です。

臨時の内部監査はここまでです。次のステップでは、要求事項のレビューを行い、この案件を本当に受注していいかどうかを検討します。

臨時内部監査の活用

以上がケーススタディを使った、新規事業検討プロセスと内部監査の事例です。新規事業には見えにくいリスクが多くあります。そのため、検討プロセスを丁寧に行い、その結果を臨時内部監査でダブルチェックすることが重要です。

ここで、臨時内部監査と、通常の定期的な内部監査について、違いを整理しましょう。

今回は、臨時内部監査を活用するアイデアをご紹介しました。通常、内部監査は年1～2回の定期スケジュールで行われますが、新規事業検討のような特別な局面では、定期的な監査では間に合わない場合がありますよね。こうした時は、テーマを絞った臨時の内部監査を行うのが効果的です。臨時内部監査では、すべてを網羅する必要はありません。。定期監査が全体をカバーする役割を持つのに対し、臨時内部監査は必要な部分を重点的に確認する、という使い分けがポイントです。

臨時監査は、新規事業だけでなく、法改正への対応や大規模設備の導入など、リスクが高い場面でも役に立ちます。臨時内部監査をタイムリーに活用することで、リスクを早期に特定し、対応策を講じることができます。

さらに、誰を臨時内部監査員にするかも重要ですね。今回の事例では、新規事業を熟知している人、例えば過去に新規事業のプロジェクトリーダーを経験した人などを、監査員とするとよいでしょう。こうした工夫をすれば、内部監査は単なる定例業務ではなく、企業を守る有力な手段となるでしょう。

今回のまとめ

はい、というわけで、SNS広報コンサルの事例を通じて、内部監査を活用したリスク管理の方法について紹介しましたがいかがだったでしょうか。

リスクの管理って重要ですよね。新規事業はなおさらですね。そのためには、検討プロセスを丁寧に行い、内部監査でダブルチェックすることが大切だ、というお話でした。ISOをうまく使って、実務に役立つ仕組みを作っていただきたいと思います。