おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村です。
ISO9001:2015各箇条解説シリーズ、今回はマネジメントレビューを柔軟にやる方法をお話をします。
動画でも解説しています（無料・登録不要）
マネジメントレビューを柔軟にやるポイント
冒頭でお話したように、マネジメントレビューは形骸化しやすく、外部審査があるから仕方なくマネジメントレビューをやっている、というケースもまずまずあると思います。ISOの事務局はともかく、なんのためにマネジメントレビューをやっているかよくわからないという従業員の人も多いんじゃないでしょうかね。このようなことがなくなるよう、マネジメントレビューを柔軟に実施するためのポイントをちょっと話します。
別々の会議で実施してもよい
まず、マネジメントレビューという一つの会議でやるのではなく、複数の会議にわけて実施してもOKです。実際のところ、定期的な会議や日々の報告などで、トップをまじえてお客さんからのクレームについて話し合ったり、社内で起きた不良について話しあうことは、普通にやっていると思います。そうした場がマネジメントレビューの一部であっても問題ありません。年度末や年度始めには、経営全体を総括するような役員会議を開くでしょうけど、マネジメントレビューはそうした会議の一部であってもOKです。
そもそも会議でなくてもよい
そもそも「会議体でやらなければならない」ということは、規格のどこにも書いていません。管理責任者やその他の要員が作成した報告書をトップがレビューするだけでもよいです。そういう会社も実際にあります。
インプットやアウトプット、そして結果の証拠には、文書の書式の指定はない
マネジメントレビューの証拠についても、別に文書の書式の指定はありません。前回は議事録のサンプルを見せましたが、ああいうものでなくてもOKです。メールにかかれていることでもいいですし、図や表として、なにかのプレゼン資料にまとめたものでも全く問題はありません。
年１回限りでなくてもよい
さらには年１回でなくてもOKです。規格には「あらかじめ定めた間隔で」と書いていますので、毎日でもいいですし、週間や月間でもOKです。「あらかじめ定めた間隔で」やっていれば、なにか大きな問題や変更が起きたときに臨時的にマネジメントレビューをやってもOKです。中小企業だと、こういう場を別に設けなくても、なにかあったときに臨時的に社長と現場が話し合って対策を講じるというのは、ふつうにやっていることだと思います。これもある意味では、マネジメントレビューと言えるでしょう。
ただし、品質目標や品質方針を変えようという判断を毎日とか毎週とかやるはずもないので、マネジメントレビューのインプットとアウトプットの各項目についてをすべてまんべんなく毎回話し合う必要もないでしょう。これは年１回話し合うのがいいよねとか、これは毎月話し合うのがいいよねなどと、議題の重み付けをするのも効果的だと思います。