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【内部監査レベルアップ講座】"目標"を内部監査する(3)

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

内部監査レベルアップ講座として、ISO9001やISO14001の内部監査を効果的にやるためのポイントを解説したいと思います。今回は"目標"の内部監査について、3回にわけて解説します。(第3回目)

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着眼点2-3:場合によって目標の見直し

そして目標の妥当性に関する監査のポイントの最後ですが、場合によって目標の見直しがされているかどうか、というのも確認したいですね。

実は規格でも、必要に応じて目標は更新しなさいといっていて、「たてた目標は必達だ!」なんてことは言ってないんですね。

会社のトップの気持ちからすると「目標は必達だ!」という意気込みがあると思いますが、それが常に正しいとは限らないんですよね。

例えば大震災やパンデミックみたいなことが起きると、たてた目標と現実が大きくずれることがあります。そういうときも「目標は必達だ」という意気込みで頑張らないといけないのでしょうか。たぶんそんなことはないですよね。

むしろ現場の心情としては、地震やコロナのせいで経済が回ってないのだから、うちだけ売上を上げるなんて無理だよ、と思うでしょう。そうなると、現場ではやはり目標を達成しようとする動機づけがなくってしまいます。こういうときは目標を下方修正するほうがのぞましいでしょうね。

反対の場合もあるでしょう。なにかラッキーなことがあって、目標を思いがけずに、あっさりと達成してしまうこともあります。そういう場合も現場の心情としては「あーもう目標達成したから、これで当面はなにもしなくていいな」という気持ちになりますよね。

気をつけないといけないのは、目標は達成したほうがいいものですが、ISO的にいうと、継続的に有効性を改善し続けることのほうが望ましいんですよね。だから目標が現実とかけ離れてしまって、目標に対する取組意欲が下がるということは本末転倒です。

ということなので、内部監査でも、明らかに達成が不可能な状況になっていたり、もしくはオーバーアチーブするような状況になっていたら、目標の見直しをしているかどうかという点をチェックをすることができるでしょう。

着眼点3:目標が現場第一線の従業員に伝達され、認識されているか

最後に、目標が現場第一線の従業員に伝達され、認識されているか、という点です。さきほども話しましたが、目標は達成すればいいというわけではなく、本来達成すべきパフォーマンスの実現につながっていないといけません。

そうなると、一人でお手軽にできるようなことではなく、部門内の色んな人を巻き込みながら目標に取り組んでいく必要があるでしょう。

そのときに重要なのは、いつ、誰が、どんなことをしないといけないのか、そしてどういう背景からその目標が定められたのか、ということが部門内で共有されていなければなりません。

そうでないと、部門のメンバーは、目標に対する納得感がなく、目標に取り組もうという意欲もわきません。

目標が現場第一線の従業員に伝達され、認識されているか、ということを監査するのは、簡単とはいえません。一般的には、部門のメンバーにインタビューして「部門の目標を知っていますか?」という質問をするのが真っ先に思いつきますが、それだと事前対策されてしまうので、あまり有効な監査とはいえないかもしれません。

現場第一線の従業員に伝達され、認識されているかということを内部監査で確認する他の方法としては、目標に取り組む仕組みについて確認をするという方法があります。

具体的には、設定した目標に取り組むために、あなたの部門では、どういう場(会議とかミーティングとか)で取り組んでいるか、その場はいつ催しているか、誰が参加することになっているか、この目標に関する話し合いが実際に行われたか記録はあるか、みたいなことを確認するということです。

部門の月例会議で話し合うようにしていますとか、それは毎月第1火曜日にやていますとか、参加者や決定事項は部門の月例会議の議事録に記録してますとか、そういう情報を、監査対象の管理職などから引き出しながら、目標の達成に向けてメンバーが巻き込まれているかどうかを確認する、というやり方もあるでしょう。

おわりに

3回にわたって目標に対する内部監査の方法について解説をしましたがいかがだったでしょうか。

一口に目標といっても、なかなか奥が深いですよね。内部監査は良い目標を立てるために、色んな人の目でチェックをしてもらい、目標の精度を挙げていくための機会として活用していただければと思います。

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