おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
製造現場で毎日行われる「始業前点検」ですが、チェックシートに手書きで記録して、不具合があったら別途報告書を作って…と、意外と手間がかかっていませんか？これをスマホでできるシステムを作ってみました。
システムの機能概要：点検結果の入力から管理者への通知までをスマホ一つで完結
基本的には以下のような仕組みです
- スマホでGoogleフォームに点検結果を入力（設備ID、点検者、各チェック項目など）
- 適合（問題なし）なら何もしない（記録だけが残る）
- 不適合（異常あり）があると、自動でissuesシート（問題をまとめたシート）に起票
- 管理者に異常を通知するメールを飛ばす（例えば、設備Aで潤滑油量の不適合が発生しました、など）
シンプルでしょ？
ちなみにこれが点検記録簿（Googleスプレッドシート）です。
点検で不適合があれば、別シートに転記されます。ここで異常に対するフォローアップの期限やフォローアップ完了を入力するようにしています。
このシステムの特長
重複起票を防ぐ仕組み
同じ回答を編集・再送信しても、重複して起票されません。タイムスタンプと設備IDで一意であることをチェックしているので、「あれ、これ前に報告したっけ？」という問題が起きません。
柔軟なチェック項目設定
上記の点検項目「潤滑油量」「安全カバー」「異音」以外にも、フォームにチェック項目を追加するだけで自由にチェック項目を設定できます。この追加・削除にはコードをいじる必要がありませんので、メンテも楽ちんです。
自動完了日記録
issuesシートで状態を「完了」に変えると、完了日が自動で入ります。地味だけど、後から「いつ直したっけ？」を調べるときに便利。
設定は全部外出し（スクリプトプロパティに保管）
- 通知メールアドレス
- 期限日数（デフォルト7日だけど変更可能）
これらはScript Propertiesに保存されているので、コードを触らずに設定変更できます。いわゆる「ハードコーディング」ではありません。
このシステムの導入で得られるメリット
一般的な設備の始業前点検の手順は、次のようなもののはずです。
1. 紙のチェックシートに手書き記入
2. 不適合があったら別途報告書作成
3. 管理者に手渡し
4. 管理者がExcelに転記
5. 期限管理も手動
しかしこのシステムの導入後は、スマホでフォーム入力（30秒で完了）し、これ以降は全自動ですのでお手軽です。
また、全ての点検データがスプレッドシートに蓄積されるので、点検結果のトレンド分析（この設備、最近不具合多いな）や、故障予測などが可能です。
また、監査などで「○月○日の点検記録を出して」という要求に対して即記録を提示できます。
おわりに
このシステムの良いところは、シンプルでメンテしやすいことにあります。Google Apps ScriptとGoogleフォームだけで構成されているので、サーバー管理も不要ですし、維持コストはゼロです。
中小企業でも気軽に導入できて、確実に業務効率化できるシステムです。紙ベースの点検業務で困っている現場があったら、ぜひ試してみてください。
今回作成したコードは、誰でも自由に利用・改変できるよう、以下のGitHubリポジトリで全て公開しています。ぜひご覧ください！