【内部監査レベルアップ講座】調達・購買プロセスを内部監査する(3)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

内部監査レベルアップ講座、今回は3回にわたって、購買・外注プロセスの内部監査についてお話をします。3回目は、購買・外注管理の一般的な流れにそって、内部監査の着眼点を整理します。

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購買・外注管理の一般的な流れ：全体像

「購買・外注の必要性判断」での監査着眼点

新製品や新規事業に取り組んでいるケースがあれば、「購買・外注の必要性判断」プロセスの内部監査が必要かもしれません。

購買・外注が必要な業務の特定や、購買・外注する物品や仕様の決定で、どういう話し合いが、どういう人達の間でなされたのかを確認する必要もあるでしょう。特に、法的要求事項が、きちんと購買要求事項に落とし込まれているかどうかは、内部監査でも確認したいところですよね。

例えば、禁止されている化学物質を使わないことが議論されて、仕様に落とし込まれているかどうかを確認するようなことです。このあたりを監査するとなると、社長とか新規事業の担当役員のように、開発のかなり広い範囲について経験ある人が監査をしたほうがいいのかもしれませんね。

また、開発段階で決まった仕様どおりに実際に発注しているかどうかなども、仕様書とか発注書を確認する必要もあるかもしれませんね。特に最初の発注をする時や、仕様が変わった時などは、発注時の仕様を間違える可能性もありますからね。

「外部業者の新規選定」での監査着眼点

外部業者の新規選定のプロセスの監査ですが、まず購買・外注先の選定基準が、購入するモノの重要さとかリスクに応じたものになっているかどうかを確認したいところですね。汎用品の調達だったら、価格重視の選定基準でもいいでしょうけど、特注品だと価格以外のところも重要ですから。

そして、その基準にそって、ちゃんと購買・外注先の評価と選定が行われているかどうか、そして契約も締結できているかどうかまで内部監査で確認したいところです。

「実際の購買・外注業務」での監査着眼点

購買・外注業務の実施についてはどうでしょうか。まず発注の際に、しかるべき情報をちゃんと購買先・外注先に通知しているかどうかという点を見ておきたいですね。これはISO9001の箇条8.4.3でも、どんな情報を購買先・外注先に伝えないといけないのかを定めています。

あいまいな情報のまま発注をしても、相手方は困るでしょうし、誤った理解のもとで相手方が仕事に着手をすると、不適合や不良になってしまう恐れが高いからですね。このあたりは、規格や会社のルールにしたがった発注ができているかどうかを、いくつかのサンプルを見せてもらいながら確認をするといったやり方になるでしょう。

受入検査では、受入基準が決められていると思います。その基準通りに検査されているかどうかはもちろんですが、受入基準が妥当かどうかも確認できたらいいですね。受入基準は満たしているけれども、実際にはその後に不良や不適合が生じているようならば、基準を見直す必要もあるでしょうからね。

「購買・外注業者の評価と措置」での監査着眼点

そして最後が購買・外注業者の評価と処置です。よくあるパターンとしては「供給者評価表」みたいな帳票を作って、そこに品質とか価格とか納期の欄を作って、○とか△を年１回書き込むみたいなことをやっている会社が多いと思います。それはそれでダメとは言いませんが、単に「○とか△を書いているかどうか」みたいなことをチェックするような形式的な監査では、ちょっと物足りないかなと思います。

一律に評価をする必要はないので、購入するモノやサービスの重要さやリスクに応じた再評価であるかどうかを確認できたらいいですよね。また、購買先の中には、お客さんから指定された購買先であるとか、購買先が高い技術力を持っていて、そこからしか調達できないようなケースもあるはずです。そういうところまで毎年、律儀に評価表に○✕を書き込む必要も特にありません。くどいようですけど、形式的な運用ではなく、購入するモノやサービスの重要さやリスクに応じた再評価であるかどうかを内部監査で確認したいですね。

まとめ：購買・外注業者の内部監査では形式的にならないことが重要

というわけで、購買・外注プロセスの内部監査についてお話をしましたがいかがだったでしょうか。

購買・外注購買管理は、単に製品やサービスをどこかから購入するだけの仕事ではありません。それぞれの製品やサービスの重要度やリスクに応じて、適切な管理方法を選んで、運用することが大切だというお話をしてきました。一律に管理するような形式的な運用は、購買・外注業務の本質を見失う恐れもありますからね。そうならないような歯止めとして、内部監査の機会を活かしていただければと思います。