ISO45001:2018 7.4 なぜコミュニケーションが職場の安全・衛生に重要なの？(3)

おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

ISO45001:2018 各箇条解説シリーズ、箇条7.4「コミュニケーション」について説明します。労働安全衛生に関するコミュニケーションはなぜ重要で、具体的にはどんなものなのか？という点も含めて、3回にわたって解説したいと思います。

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前回までの記事はこちら

箇条7.4.1 一般 の規格要求事項

前回までの説明を踏まえると、箇条7.4の規格要求事項は簡単に理解ができます。

まず7.4.1一般の規格要求事項ですが、ここではコミュニケーションのプロセスを確立、実施、維持することが求められています。具体的にどのようなプロセスを指すのかは、この連載の第1回～第2回で説明したとおりです。

7.4.1一般の続きです。

最初の一文「組織は、コミュニケーションのプロセスを確立するに当たって、関係する外部の利害関係者の見解が確実に考慮されるようにしなければならない。」が結構難解ですね。「見解」という言葉がちょっとわかりにくいですが、意見とか考え方という意味だと考えると理解しやすいかもしれません。つまりここは、どんな情報を、いつ、どうやってコミュニケーションするかを考えるときに、外部の人の意見や考え方も踏まえなさい、ということです。例えば産業医から「御社の従業員にはメタボの人が多いので、生活習慣を見直すように周知してね」と言われたのであれば、その意見を取り入れて、「階段を使って上り下りしましょう」みたいなポスターを更衣室に掲示したり、朝礼で「気をつけろよ」と注意する、みたいなコミュニケーションを内部で実践する、というイメージでしょうか。

次の段落は何を言っているでしょうか。これも同じで、どんな情報を、いつ、どうやってコミュニケーションするかを考えるときに法律などのことも踏まえなさいということです。

「法的要求事項及びその他の要求事項を考慮に入れる。」は、先程見たように、法律でも届出や報告、周知を義務付けているものがありますので、そうしたコミュニケーションを実践しなさいということですね。

次の一文「コミュニケーションする労働安全衛生情報が、労働安全衛生マネジメントシステムにおいて作成する情報と整合し、信頼性があることを確実にする。」も分かりづらいですね。これは、労働安全衛生に関する情報が、一貫性を持ち、信頼できるものであることを確実にしなさいということです。例えば、労災が発生したとき、その状況や原因を分析するのは現場の人ですが、その情報を労基署に報告し、やり取りをするのは総務部門の人かもしれません。このような場合、現場の人と総務の人が提供する情報が一致しないと混乱が生じますよね。この要求事項は、こうした情報の不一致を防ぐために、全ての関係者が同じ情報を共有し、矛盾のないコミュニケーションを行うことを求めています。また、「信頼性があること」とは、情報を隠蔽したり捏造したりしないことも含まれます。

次の「組織は、労働安全衛生マネジメントシステムについて関連するコミュニケーションに対応しなければならない。」はどうでしょうか。これは例えば、問い合わせを受けた際の役割や責任、権限を明確にし、対応手順を整備して、問い合わせに対する回答漏れや遅延がないようにするということです。

最後の一文「組織は、必要に応じて、コミュニケーションの証拠として、文書化した情報を保持しなければならない。 」はわかりますね。例えば、安全衛生委員会は議事録をとり、３年間保存することが安衛則で求められています。こうした必要があれば、コミュニケーションの証拠を文書化しなさい、ということです。

7.4.2 内部コミュニケーション の規格要求事項

では、7.4.2内部コミュニケーションの要求事項を見てみましょう。

a)は、内部コミュニケーションを行うことを求めていますが、重要な点は「労働安全衛生マネジメントシステムの変更を含め」とあるところです。ここでいう「労働安全衛生マネジメントシステムの変更」とは、会社における比較的大きな変更を指します。例えば、新しい建屋の建設、新しい設備の導入、新たに深夜作業のシフトを設ける、今まで使っていなかった有機溶剤の使う、などの場合ですね。こうした場合は、すみやかに必要な情報を関連する人々に伝える必要があります。

b)は、労働安全衛生マネジメントシステムのパフォーマンス向上、つまりケガや病気の予防や事故件数の低減につながるよう、働く人の参加を促すことを求めています。この部分は、箇条5.4「働く人の協議及び参加」の要求事項と関連していますね。

7.4.3 外部コミュニケーション の規格要求事項

最後に7.4.3 外部コミュニケーションの規格要求事項ですが、これは法律や顧客などの要求を踏まえて決めた通りに外部コミュニケーションをやりなさいと言っているだけですので、そんなに難しくはありません。