おはようございます！マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。
Excel で作った台帳で測定機器の管理しているけれど、気がついたら校正期限が過ぎていた、なんてことありませんか？この厄介な校正期限管理を自動化してみます。もちろん開発費用は0円。プログラミングをやったことがない方でもコピペだけで10分でできます。
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【無料＆コピペでOK】測定機器校正期限を自動通知する仕組みをAIで10分で作ってみた(1)
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ステップ2：リマインドメール用スクリプト（GAS）の作成
次に、このスプレッドシートにGASのプログラムを追加します。
スプレッドシートのメニューから「拡張機能」>「Apps Script」を選択します。
スクリプトエディタが開きます。既存のコード（function myFunction() { ... }）をすべて削除し、以下のリンク先のコードをそのままコピーして貼り付けてください。
コードを貼り付けたら、保存ボタン（フロッピーディスクのアイコン）をクリックします。
ステップ3：トリガーの設定（自動実行の予約）
最後に、このスクリプトを毎日自動で実行するように「トリガー」を設定します。
1. スクリプトエディタの左側にあるメニューから、目覚まし時計のアイコン「トリガー」をクリックします。
2. 右下の「トリガーを追加」ボタンをクリックします。
3. 以下の通りに設定します。
- 実行する関数を選択: checkCalibrationDueDate
- 実行するデプロイを選択: Head
- イベントのソースを選択: 時間主導型
- 時間ベースのトリガーのタイプを選択: 日付ベースのタイマー
- 時刻を選択: 午前 8 時～9 時 （都合の良い時間帯を選択）
4. 「保存」ボタンをクリックします。
5. 初回のみ、Googleアカウントへのアクセス許可を求められますので、画面の指示に従って許可してください。（「このアプリは Google で確認されていません」と表示されたら、「詳細」→「（プロジェクト名）に移動」をクリックして許可を進めます）
使い方とテスト方法
- 運用: 校正が完了したら、スプレッドシートの「前回校正日(G列)」を新しい日付に更新し、「通知ステータス(I列)」を空欄に戻します。これで、また次の校正時期が近づいたときにリマインドが送信されます。
- テスト: すぐに動作を確認したい場合は、以下のようにします。
台帳のどれか1行の「次回校正日」が今日から30日以内になるように日付を調整します。
- 「担当者メールアドレス」をご自身の受信できるアドレスに変更します。
- 「通知ステータス」が空欄であることを確認します。
- スクリプトエディタ画面に戻り、checkCalibrationDueDate関数を選択して**「実行」**ボタンを押します。
- メールが届けばテスト成功です。
以上で、簡単な校正管理システムのプロトタイプは完成です。ぜひお試しください。
