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ものづくり補助金採択後の事務処理には、ある程度の体制・能力・覚悟が必要

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

補助金に取り組みたいと考えている企業の懸念材料の一つに事務処理の煩雑さがあります。特に採択後の事務処理の多さは悩ましい問題です。結論を言えば、ある程度の事務処理能力や体制、そしてそれらをやり抜く覚悟が採択をうけた事業者側にないと苦労をしますので、注意が必要です。

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採択後の事務処理は、コンサルタントに丸投げというわけにはいかない

当社もよく「採択後も今村さんにすべてをお任せできますか」と聞かれることがありますが、コンサルタントが全てを対応するというわけにはいきません。というのも採択後には、設備メーカー・商社等とのやり取りにおいて必要な書類を収集する必要があります。

例えば受注書・注文請書(メーカー・商社が注文を受けたことのある書類)や契約書などを、発注の証拠として収集し、後日事務局(中央会)に提出する必要があります。これらは補助金の採択事業者とメーカー・商社との間で交わされる文書です。

また、設備導入前後の現場や、搬入時の写真の撮影も求められます。

こういった依頼は、コンサルタントが介在するまでもなく、事業者からメーカー・商社に直接お願いしたり、自社でやったほうが早いです。(コンサルもそこまで引き受けるところはほとんどないと思います)

確かにコンサルがサポートできるところもありますが(例えば交付申請書や遂行状況報告書の作成など)、それらは事務処理の一部分にすぎません。補助金の採択を受けた事業者でも、どういう書類がいつまでに必要になって、どこから入手すべきか、それらをどう扱えばよいかは、ある程度知っておく必要があります。

採択後の事務処理概略

採択後の事務処理の全体像はどのようなものでしょうか。これは採択後の説明会前後に配布される手引書に書かれていますが、わかりにくいので当社なりにアレンジしたものを下記に示します。

ただしこの情報は、あくまでも一般的な内容に基づく概略です。詳細な流れは(大変厄介なことに)、都道府県によっても、設備投資の内容によっても、担当者によっても変わる場合があります。当情報はあくまでも参考として、必ず中央会担当者の指示に従っていただくようお願いします。

赤字で記された書類は、補助金採択をうけた事業者で作成しなければならない書類です。

採択決定後の事務処理に必要な書類の一覧

この流れにそって、補助金の採択を受けた事業者は、多数の書類を収取する必要があります。それらを分類して示します。

ただしこの情報も、あくまでも一般的な内容に基づく概略です。詳細な流れは(大変厄介なことに)、都道府県によっても、設備投資の内容によっても、担当者によっても変わる場合があります。当情報はあくまでも参考として、必ず中央会担当者の指示に従っていただくようお願いします。

設備メーカー。商社等とのやり取りにおいて必要な書類

次の書類を用意する(作成する)よう、設備メーカー・商社と調整が必要です。ただし全ての書類が必要とは限りませんし、これ以外の書類が必要となる場合があります。どうも全国で統一的な基準というのはなさそうですので、必ず中央会担当者の指示に従ってください。

書類名概略・留意点
導入設備の見積書納入予定日の記載が必要。最初の申請時(公募時)に提出したものと変更がなければそれでよい
合見積書納入予定日の記載が必要
見積依頼書メーカー・商社への見積依頼書。中央会所定の様式あり
仕様書設備の仕様を記述したもの。自由形式
注文書メーカー・商社への注文書。中央会所定の様式あり
受注書・注文請書メーカー・商社が注文を受けたことを示す書類
契約書納入予定日の記載が必要
納品書検収年月日、立ち合い者名等の明記が必要
請求書メーカー・商社からの請求書
銀行振込依頼書・通帳写し・領収書請求額に対して振り込んだことがわかる書類。振り込み手数料は振込者側負担(手数料を引いて入金しないこと)

事業者で作成が必要な書類で、中央会に提出する報告書類

次の書類は、補助金の採択を受けた事業者で作成し、提出する必要があります。

書類名概要・留意点
交付申請書採択後、正式な交付を求めるためのもの。この申請書が受理され、交付決定がされなければ、設備は発注できない
遂行状況報告書事業の途中で、その時点での進捗状況を報告するもの
実績報告書監査が終わり、全ての事業が終わったことを報告するもの
精算払請求書所定の様式あり。最終的に補助金の支払を求めるためのもの

その他、機械装置に対して必要な措置

書類名留意点
写真撮影購入物件ごとに、納品前後の現場写真・送付伝票の写真を撮る
表示作成補助対象物件及び付属品に「H30もの補助」といった表示を行う(シール、マジック等、表示。作成例は手引き書に記載)。
台帳整備取得財産等管理台帳を含め、備品台帳等、現金出納帳等

これらをすべて集め、作成し、提出しつくさなければ、補助金は交付されません。全体像は自社でも把握しておき、決められたスケジュール内で動けるような体制はもちろん、それをやり遂げようという覚悟がなければ、補助金が交付されないということにもなりかねません。

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