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ISO9001:2015 8.4.2~8.4.3 調達先や外注先の管理のために不可欠なこととは?

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おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

ISO9001:2015 各箇条解説シリーズ、今日は箇条8.4.2と8.4.3について解説をします。外部供給者の管理についての要求事項です。調達したりや外注したりするモノに不良があると、結果として自社が提供する製品やサービスに悪影響を及ぼしてしまいますから、そういうことのないように管理をしなさいといっている部分ですね。

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箇条8.4.2と8.4.3の位置付け

箇条8.4.2と8.4.3の位置付けを見てみましょう。

箇条8「運用」は、全体的いうと、製品やサービスの作り込みの部分だというお話をしました。今日お話する箇条8.4.2では、調達や外注に関して、どういう管理をどの程度しないといけないのかということについて定めています。箇条8.4.3では、どういう情報を外部提供者に伝えなければならないかということを定めています。こちらから発注する時にこういう情報を具体的に伝えなさい、と言っている部分ですね。

箇条8.4.2の要求事項

では箇条8.4.2の要求事項を見てみましょう。おおざっぱにいうとこの箇条では、調達するモノ、外注するモノの重要度や影響度に応じて管理の方式や程度を決めなさい。そして決めたとおりに実行して確認をしなさい、ということを言っています。当たり前のことですが、ミリネジのような規格品を調達する場合と、そうではない特注品を調達する場合とでは、後者のほうが手厚い管理が必要ですよね。何でもかんでも手厚く管理をするのではなく、重要度や影響度に応じて柔軟に管理のやり方を定めることを求めています。

では具体的な内容、a)からd)までを見ていきましょう。

a)は、調達や外注をする場合も、自社内のプロセスと同じように管理しないといけませんよ、ということを言っています。外注先の仕事だから知らない、関係ないよ、というのではダメですよ、ということですね。このa)と似たようなことは、箇条8.1でも触れられていました。

b)は2つのことを説明しています。ひとつは外部提供者に対する管理です。もう一つは外部提供者から提供されたアウトプット、つまりモノやサービスに対する管理ですね。この箇条を理解しやすくするために「供給者の評価・購買の一般的なプロセス」を見ていただきたいのですが、この中で「供給者の評価の作成」というのがありますが、これが最初の点の外部提供者についての管理です。具体的には、供給者評価表とか供給者管理台帳のようなものを作って、それに供給者の評価基準や評価結果を記入し、評価をするといったケースが多いように思います。そしてアウトプットに関する管理は、「調達・外注の実施」のなかで、一般的には受入検査をすると思いますが、その受入検査の基準などを定めることを指します。目視検査をするのか、それとも寸法などを測定するのか、またはミルシートのような文書の確認をするのか?といった内容ですが、それらは受け入れるモノやサービスによって異なりますよね。

c)ですが、これのひとつめは文章が長くて分かりづらいですが、ものすごく簡単にいうと、調達や外注したもののせいで不適合・不良になる可能性のことを言っています。不具合のある部品を調達して、自社の製品に組み付けてしまうと、不良品になりますよね。または安全性や環境の面で、法令違反になってしまう恐れもあります。そうした潜在的な影響(すなわち不適合や不良)をもたらす可能性のある問題や状況、リスクを特定して管理しなさいということですね。もっと具体的に言うと、外部からの調達品についてはどういう不具合が想定されるのかを考えて、それを防ぐための手立てを講じなさい、ということと考えるとわかりやすいかもしれません。いくら我が社に良品を作る能力があったとしても、調達品や外注したものに不良があれば台無しですからね。

c)のふたつめは、逆に短すぎてよくわからないかもしれませんが、調達先・外注先のやっている管理が、不良や不適合を減らすのに効果的な管理になっているかもちゃんと見ておきなさい、ということです。こちらからの要求や指示どおりにちゃんと作業をやっているかどうか、ということも考えないといけません、ということですね。

d)は調達先や外注先から納められる製品やサービスが、ちゃんとこちらの要求通りのものなのかを確認しなさいといことです。一般的には受入検査が該当するでしょうが、検査できないものもありますよね。例えば金属の材料が納品された時は、ミルシートで確認するのが一般的でしょう。また、検査ではなく二者監査・顧客監査と言うかたちでチェックする場合もあるでしょう。どういう形にせよ、ちゃんと要求通りのものが仕上がったかどうかを確認する方法を明確にしなさい、ということです。

箇条8.4.3の要求事項

つづいて箇条8.4.3を説明しましょう。8.4.3では、外部提供者を管理する大前提として、どういう情報を外部提供者に伝えないといけないのかを定めています。具体的でなく、あいまいなまま伝達をしても、外部提供者は困るでしょうし、誤った理解のもとで外部提供者が着手をすると、不適合や不良になってしまう恐れが高いからですね。こうした情報を含んだ書面を、発注書として提示するのが一般的でしょう。ただし8.4.3は文書化の要求はありませんので、必ず文書にしないといけないというわけではありません。

a)製品やサービスそのものの仕様、量、納期、荷姿等のことでしょうかね。

b)は承認とありますが、1)は製品やサービスの受入基準、合格基準を伝えなさいということですね。そして2)は作業方法や工程や設備についての承認のことですね。製造業などでは、外注先での作業方法や仕様設備、工程の承認を発注者側が求める場合があります。そういう承認を求める場合は、伝達しなさいということでしょう。3)は、製品・サービスを外注先が出荷する際の基準のことですね。1)と3)は同じことじゃないの?という気もしますが、これは微妙に違う場合があります。例えば外注先でしかできない検査とかってありますよね。鋼材を調達する場合は、鋼材屋さんは成分分析機を持っているでしょうから、その鋼材の成分をきちんと検査できますが、受け入れる側は、成分分析機を持っていないという場合がほとんどです。そうした場合は、ミルシートで確認をすることになりますよね。そうした出荷時に確認すべき基準があれば、それを伝えなさいということです。

c)はこういう力量をもった人に作業をさせなさいという要求があれば、それを伝えなさいということですね

d)も短すぎてわかりにくいですよね。相互作用とは英文ではinteractionなんですが、これは誰かとコミュニケーションをするという意味に近いものがあります。厳密には違うニュアンスがあるんですけどね。Interactionは日本語訳としては、相互作用という訳もありますが、交流という訳もありますね。ですのでここで言おうとしていることは、狭い観点でいうと、発注側と外部提供者側の誰がコミュニケーションの窓口になるかを伝えなさいということですね。もう少し広い観点で見ると、お互いの役割分担についての要求があれば伝えなさいということかもしれません。

e)は、個別の製品やサービスについての要求というか、外部提供者としてのパフォーマンスの評価、供給者評価についてのことですね。外部提供者としてそこに発注してよいかどうか判断する基準を伝えなさいということですね。例えば不良率がどの程度であったかとか、納期遅れがどの程度あったかなどを見て、取引の継続可否を決めているよ、みたいなことがあれば、伝えなさいということですね。

最後f)ですが、これは製造業で言うところの二者監査とか顧客監査に該当する部分ですね。二者監査とか顧客監査をするのであれば、その旨と、どういう内容を確認するのかを伝えなさいということです。

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