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士業がオンラインセミナー(ZOOM)を開催しました。その運用にあたってのメモ、ノウハウ等(雑記です)

https://imamura-net.com

おはようございます!マネジメントオフィスいまむらの今村敦剛です。

3月5日にオンラインセミナー(ZOOM)を開催しました。当社としても初めての試みだったので、その運用を行う際に気がついたこと、こうしたほうがいいと思ったことなどをまとめておきたいと思います。

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なぜオンラインセミナーをしようと思ったか?

直接的なきっかけは、やはりコロナウイルス流行の兆しによって、各イベントが自粛ムードになったことですね。

しかしその前から、オンラインセミナー(いわゆるウェビナー)には関心がありました。僕は年間10回近くは自主開催セミナーを行っているのですが、かなり遠方からお見えになる方が多いのです。特に東京で開催する場合は地域色が濃いのです(東京なので、何かのついでに参加することが可能だからだと思います)。

もともと、大都市圏にしかセミナーの需要はないだろうと勝手に限界を決めていたのですが、どうも地方にも需要はありそうなのはわかっていたんですよ。なので、地方都市であり、僕の出身地であって馴染みの深い大分で開催を試みたことがありました。ところが大分に限定をすると、参加者が全然ないんですよね。まあ、そりゃそうですよね。東京だから地方の人は集まりやすいのであって(なんだかんだいって地方と東京の飛行機の便数は多いので)、地方から地方に遠征をするのは楽な遠征ではないですもんね。

というわけで、地方の需要を取り込むためには、オンライン開催がいいんだろうなと思っていたのです。それが今回のコロナウイルスの件で、背中を押される形となり、開催を決めたというわけです。

なぜZOOMを選んだのか?他のオンライン会議システムではダメだったのか

他のオンライン会議システムももちろん検討しましたが、今回ZOOMを選んだ決定打は「自分が過去に使ったことがある」ということだと思います。百聞は一見にしかずではありませんが、経験があることが決め手になっていますね。

その他にも、下記のような点で検討をしました。

  • 参加者がアカウントを作る必要がない
  • 参加者がアプリケーションのインストールをする必要がない
  • グローバルである程度の規模があるサービス(国内のプロバイダーによるサービスではないこと

特に3つめの「グローバルである程度規模がある」(国内のサービスではない)というのは重要でした。別に国内の事業者を軽視しているわけではありませんが、グローバル規模のプロバイダーのサービスであれば、それなりのインフラも構築済みだろうし(通信の遅延やサービスの急な停止などの心配がない)、数多くのトラブルを経ているだろうから品質も安定しているだろうという見込みがあったからです。この辺は、国内だけのサービスプロバイダーよりも、グローバル展開しているサービスプロバイダーに「一日の長」が認められると思います。

しかし、上記の3つ全てを満たすものって、なかなかないんですよね。しかたなく2番めの「アプリケーションのインストールをする必要がない」を選択肢から外しました。アカウント作成よりも心理的なハードルが低いだろうと思ったためです。

ZOOMでセミナーをする準備で気がついたこと・こうやったほうがいいなと思ったこと

  • ZOOMへの接続方法については、公式ページにも解説があるけれども、簡単に書きすぎていてかえってわかりにくいので、自分で用意をしたほうがよさそう

というわけで、接続方法解説ページを当社独自で作成しました

マネジメントオフィスいまむら主催のZoomミーティングに参加する方法(PC編)

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マネジメントオフィスいまむら主催のZoomミーティングに参加する方法(スマートフォン・タブレット編)

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  • WordPress上のフォームなどで受け付けておいて、申込者にのみメールでセミナーにアクセスするリンクやパスワードを知らせるというのがよいのではないか
  • 受付時と開催前日にメールを出すのがよさそう
  • 資料は公式で、ミーティング中のファイル転送という機能は使わず、クラウドにアップロードして自由にダウンロードできる形式のほうがよさそう(ファイル転送よりもダウンロードのほうが慣れている人が多いだろう)
  • ファイルが複数ある場合はzipで圧縮してダウンロードさせるのがよいが、その場合はスマホやタブレットでの参加が厳しくなるのかもしれない(解凍ソフトを別途インストールさせる必要があるのでわかりにくい)

ZOOMのセミナー中に気がついたこと・こうやったほうがいいなと思ったこと

  • 参加者は名前を入力する必要があるが、本名を入力してもらうと、事前に申し込んだ人との照合がとりやすい
  • しかし「本名で参加してね」とメールに書いても読まずに"aaa"とか"hiro"とかで参加する人も結構いる。この場合、わかりにくい
  • いちいち出欠を確認するのも面倒なので、認証プロファイルを有効にしたほうがよさそう(権限ある人しか参加できない仕組み)。特に有料でオンラインセミナーをする場合は、フリーライダーが参加しないように、認証を求めたほうがよいと思う
  • ただし、認証を求めると、参加のしやすさが若干犠牲になるのでどうするべきか
  • コンピューター音声の共有(Youtubeの音声の共有など)をする場合は、共有時に"コンピューターの音声を共有"をクリック
  • チャット機能でメッセージも送れるが、通知が小さいのか、あまり気づいてもらえない様子
  • ミーティング中、ホスト以外の参加者はミュートするようにお願いする。一度では聞いてもらえないので何度でもやる必要がある。ミュートの仕方を解説ページとして設けておくのも一案
  • ミュートしてくれないと、参加者側の雑音や会話が聞こえてしまい、セミナーの邪魔になる(実際に参加者の電話の声が入ってしまった)
  • 参加者は入室時に自動でミュートになるような設定がある
  • ホワイトボード機能なども使えばよかったかもしれない。ただパワーポイントのスライドを送るだけの、動きのないセミナーだと退屈かもしれない
  • アンケートはGoogleフォームで作成しておいて、セミナーの最後にチャットで、Googleフォームへのリンクを送る
  • Googleフォームの入力内容をGoogleスプレッドシートに自動転記する設定にしておけば、集計がかなり楽(これは本当によい機能)
  • 質疑を受け付けることは可能だが、質問をする人(参加者)のオーディオ環境(特にマイク)によっては質問の聞き取りがしにくい場合がある。

ZOOMセミナーを終えたあとの雑感

  • ほぼ、対面参加型と同等のセミナーができたように思う。運営上に大きな問題もなかった
  • 慣れないからか、ドッと疲れがでた
  • 対面参加型のセミナーと異なる点として気がついたのは、参加者との一体感のようなものがないので、淡々と単調に喋ってしまったような印象があった
  • ただ、ZOOMを使ったことに対する参加者の評価は上々であった
  • 今回は同業者(コンサル)が多く、ITリテラシーが比較的に高い層だったと思われるが、そうでない層のサポートをどうするかという課題が残った
  • そもそもITリテラシーの低い層はオンラインセミナーには申し込まないかもしれないので、対面参加型のセミナーと交互に実施するような形で企画するのが現実的かもしれない
  • 準備(資料の印刷や配布、机の並び替え、PCとプロジェクタの接続など)や片付け(机の配置の原状復帰やアンケートの回収)がなく、負担が劇的に少なかった

新しい取り組みを手掛けることは楽しい(まとめ)

今回、ほぼ勢いだけでZOOMによるオンラインセミナーを実施することに決めましたが、「これは自分としては初めての試みであるし、同業者においてもあまり普及していない取り組みだ」ということが楽しかったという一点で、やり抜くことができたように思います。何か新しいことって好物なんですよね。

雑感の最後にも書きましたが、準備(資料の印刷や配布、机の並び替え、PCとプロジェクタの接続など)や片付け(机の配置の原状復帰やアンケートの回収)がなく、負担が劇的に少なかったのは本当に大きなメリットでした。もちろん、ZOOMの機能を知ることや有料会員手続きなどの事前準備にはそれなりに時間をかけましたけど、それを補ってあまりあるほどの利便性がありました。

これはセミナーにおけるパラダイムシフトと言ってもよいと思います。

というわけで、ほぼ思いつきでやってみたオンラインセミナー(ZOOM利用)の運用メモ、ノウハウ等の雑感をまとめました。同じようなセミナーを検討する方の参考となれば幸いです😊

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